Elit Ege Koleji Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusunun Kimliği ve İletişim Bilgileri

  • Unvan: Elit Ege Koleji
  • Adres: [Okulun Tam Adresi]
  • Telefon: [Telefon Numarası]
  • E-posta: [Okulun Resmî E-posta Adresi]

Elit Ege Koleji (bundan sonra “Okul” veya “Biz”), veri sorumlusu sıfatıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verilerin korunmasına büyük önem vermektedir. Bu doğrultuda, sizleri aşağıda belirtilen hususlarda bilgilendiriyoruz.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Web sitemizdeki kayıt/form üzerinden aşağıdaki kişisel verilerinizi toplayabiliriz:

  1. Öğrenci Bilgileri: Ad, telefon numarası, sınıf, hâlen okuduğu okul bilgisi
  2. Veli Bilgileri: Ad, telefon numarası
  3. Ek Not/Mesaj (isteğe bağlı alan)

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Toplanan veriler, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

  • Okulumuza yapılan başvurunun değerlendirilmesi,
  • İletişim kurulması (öğrenci ve/veya veli ile),
  • Eğitim-öğretim hizmetlerinin planlanması ve yürütülmesi,
  • Kanuni veya idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Kurum içi raporlama, istatistik, kayıt tutma işlemleri.

İşleme faaliyetlerimiz, KVKK madde 5’teki hukuki sebeplerden (örneğin, “bir sözleşmenin kurulması veya ifası,” “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” veya gerekli hâllerde “açık rıza”) birine dayanmaktadır.

4. Verilerin Aktarılması ve Yurt Dışına Aktarım

  1. Resend & Gmail Üzerinden İletim: Form verileri, Resend hizmeti veya Gmail servisi aracılığıyla okulumuza iletilirken, yurt dışında bulunan sunucular kullanılabilir. Bu durumda KVKK madde 9 kapsamında yurt dışına veri aktarımı söz konusudur.
  2. Resmî Kurumlar: Kanuni yükümlülükler gereği veya yasal/idarî süreçlerde Milli Eğitim Bakanlığı başta olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşım yapılabilir.
  3. Diğer İş Ortakları: Hukuki destek, danışmanlık, bilgi teknolojileri vb. alanlarda birlikte çalıştığımız taraflara, mevzuat ve gizlilik yükümlülüklerine uygun biçimde veri aktarılabilir.

5. Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz, online kayıt formu doldurulması suretiyle otomatik yollarla toplanmakta ve Resend/Gmail altyapısı üzerinden okulumuza ulaştırılmaktadır.

6. Saklama Süresi ve İmha

  • Saklama Süresi: Kayıt formu üzerinden gelen kişisel veriler, okulun meşru işleme amaçları sona erdiğinde veya ilgili yasal saklama süreleri dolduğunda silinir veya imha edilir. Varsayılan uygulamada, form aracılığıyla gelen e-postalar bir yıl süreyle Gmail üzerinde tutulur; sürenin sonunda Gmail’in “okunmuş e-postaları otomatik silme” özelliği veya manuel temizlik yoluyla silinir.
  • İmha Yöntemi: E-postaların bulunduğu sistemde kalıcı silme işlemi yapılır; bu sayede veriler tekrar geri getirilemez hâle gelir.

7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK madde 11 gereğince, kişisel verilerinizle ilgili olarak Okulumuza başvurarak:

  1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Eksik veya yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme,
  6. KVKK madde 7’de öngörülen şartlar dâhilinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  7. Düzeltme, silme, yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  8. Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
  9. Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

8. Başvuru Usulü

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi:

  • Adres: [Elit Ege Koleji Adresi]
  • Telefon: [Telefon Numarası]
  • E-posta: [Okulun Resmî E-posta Adresi]
  • veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yöntemlerle

Okulumuza iletebilirsiniz. Başvurularınız, mevzuatın gerektirdiği süre içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

9. Bilgilendirme ve Güncellemeler

Okulumuz, KVKK ve diğer ilgili mevzuatta veya kurum içi uygulamalarda meydana gelen değişiklikler doğrultusunda, işbu metinde güncellemeler yapabilir. En güncel aydınlatma metnimize [Okul Resmî Web Sitesinden] ulaşabilirsiniz.

Elit Ege Koleji olarak kişisel verilerinizin güvenliği için gerekli idari ve teknik tedbirleri alıyor; KVKK başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun şekilde hareket ediyoruz.

Tarih: [Gün/Ay/Yıl]
Elit Ege Koleji